Twee paar ogen zien meer dan één. Logisch, want iedereen ziet wat anders. Hoe meer mensen meekijken, hoe meer risico's ontdekt kunnen worden.

Helaas kunnen medewerkers van zorginstellingen niet overal gemakkelijk risico's doorgeven. Natuurlijk is er een mogelijkheid om het via via te doen, maar dit kost veel tijd en dat hebben veel mensen niet. Daarnaast is er tijdens vergadering vaak nauwelijk ruimte om risico's te benoemen.

Bovenstaand probleem kwam in ons onderzoek naar voren. Bovendien gaf de persoon die dit aangaf een aantal suggesties om het probleem op te lossen. Deze suggesties neem ik met u door.

WhatsAppgroep voor het team

Een heel eenvoudige oplossing om risico's te benoemen, is een WhatsAppgroep. Iedereen heeft het recht om iets te zeggen en er is zelfs een mogelijkheid om een foto bij te voegen.

Een voorbeeld: een oude mevrouw met dementie zet telkens haar stoel voor een nooduitgang. Een verpleegster ziet dat keer op keer en doet er iets aan. Het risico blijft zich echter voordoen en als zij de stoel niet weghaalt, doet niemand het. Door dit probleem te benoemen, is de afdelingsmanager op de hoogte en kan hij/zij deze situatie met de veiligheidscoördinator bespreken. Een WhatsAppgroep maakt het bovendien gemakkelijker het probleem herhaaldelijk te benoemen.

U kunt naast de WhatsAppgroep voor alle medewerkers ook een WhatsAppgroep maken voor de bewoners of familie van bewoners op de afdeling (afhankelijk van de afdeling). Op die manier kunnen alle betrokkenen hun vragen stellen en meedenken over eventuele veiligheidsrisico's.

E-mail sturen naar de juiste persoon

De persoon die wij interviewden, noemde als tweede oplossing het sturen van een e-mail naar de juiste persoon. Om openheid te creëren, moet de e-mail natuurlijk wel op korte termijn in behandeling worden genomen. Vervolgens kan de verantwoordelijke een gesprek met de verpleeg(st)er aangaan.

Vooral dit laatste is belangrijk om de risico's die de verpleeg(st)er ziet serieus te nemen. Op deze manier ontstaat er bovendien een open sfeer waarin mensen sneller geneigd zijn iets te zeggen. Spreek wel met elkaar af naar wie de e-mail gestuurd moet worden.

E-mail, maar ook WhatsApp zijn manieren om openheid te creëren. Uiteindelijk heeft de persoon bij wie de risico's gemeld worden de verantwoordelijkheid er daadwerkelijk iets mee te doen. Een e-mail kan ervoor zorgen dat een aantal managementlagen wordt overgeslagen.

Openheid op een vergadering

Tot slot wil ik u graag meegeven om tijdens een vergadering tijd vrij te maken voor het melden van risico's. Misschien is dit bij de vergaderingen op uw afdeling al het geval, maar krijgen verpleeg(st)ers ook de gelegenheid om risico's te melden? En wat wordt er met die meldingen gedaan? Krijgen collega's wel het gevoel dat hun vragen serieus worden genomen?

Ook raad ik u aan om, als dat nog niet gebeurt, af en toe de veiligheidscoördinator van de afdeling voor een vergadering uit te nodigen. De verpleeg(st)ers kunnen dan hun vragen stellen, waarna het aan de veiligheidscoördinator is om daar iets mee te doen.  

Conclusie

Ik heb u drie handvatten gegeven om meer openheid binnen uw zorginstelling te creëren. Deze handvatten zijn uit de interviews voortgekomen. Uiteindelijk is het middel niet de oplossing; dat is de persoon die verantwoordelijk is voor het afhandelen van de meldingen. Zorg daarom dat deze persoon eenvoudig te bereiken is, bijvoorbeeld door een van bovenstaande middelen in te zetten. Laat uw collega's zien dat u hen serieus neemt!

Wilt u meer lezen over brandveiligheid in de zorg? Lees dan ons GRATIS e-book over brandveiligheid in de zorg.